Tips voor een slechtnieuwsbrief schrijven

Als je veel brieven schrijft aan klanten, dan ontkom je er niet aan wel eens een brief met slecht nieuws te moeten schrijven. Dit kan een negatief bericht zijn op een vraag of een verzoek, het behandelen/afwijzen van een klacht, het melden van een prijsverhoging, het afwijzen van een sollicitant, enzovoort. Soms is het lastig om te bedenken hoe je deze brief het beste kunt opstellen. Hoe kun je het slechte nieuws brengen zonder bot en afwijzend over te komen? We geven je hierbij wat tips.

Aanpak
Je kunt bij het schrijven van een slechtnieuwsbrief kiezen voor twee benaderingen: de directe of de indirecte benadering. Bij de directe benadering begin je je brief direct met het slechte nieuws. Pas daarna ga je jouw bericht toelichten. Bij de indirecte aanpak schrijf je eerst een korte inleiding voor je met je slechte nieuws komt. Hiermee probeer je de boodschap wat te verzachten. De keuze tussen deze twee benaderingen kun je laten afhangen van de ernst van het nieuws en de inschatting van de lezer, bijvoorbeeld of het slechte nieuws wel of niet verwacht wordt. Lees meer…

Train de trainer: succesvol en flexibel trainen

Er zijn veel manieren om een training te geven. Als trainer heb je hiervoor je eigen werkwijze en benadering. Je aanpak, houding, stijl en praktische organisatie bepalen mede de inhoud en vorm van de training die je geeft. Het succes van je training kan gekoppeld worden aan uiteenlopende factoren: is het programma volledig uitgevoerd, worden de doelstellingen gehaald, was de sfeer tijdens de training goed, enzovoort. Om spanning voorafgaand aan het geven van een training wat weg te nemen, geven we je in dit blog een overzicht van verschillende aandachtspunten en valkuilen die uit de praktijk gegrepen zijn. 

Als je alle aandachtspunten goed hebt voorbereid voorkom je de valkuilen. Dat spreekt eigenlijk wel voor zich.

Wees flexibel
Als je duidelijk voor ogen hebt wat de doelstelling van de training is, kun je flexibeler omgaan met onverwachte gebeurtenissen. Soms vergen oefeningen of reacties van deelnemers meer tijd dan je had ingeschat. Hou dan voor ogen dat het niet erg is als er dingen anders lopen, als het maar de moeite waard is voor het behalen van je trainingsdoel. Hou dus niet altijd even strikt vast aan het programma dat je hebt opgesteld. Gebruik dit wel als rode draad voor de training en grijp in als je te ver afdwaalt van je doel. Juist het kunnen inspelen op de situatie maakt je tot een sterke trainer.

De macht van social media

Social media is een verzamelnaam van internettoepassingen waarmee je op een makkelijke manier informatie met elkaar kunt delen. Je kunt tekst met elkaar delen, maar ook muziek, filmpjes, foto’s etc. Bekende social media kanalen zijn: Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, Hyves. Ongetwijfeld maak jij ook gebruik van deze kanalen. Ook blogs behoren tot de social media. Hier schrijven mensen over dingen zie ze zakelijk of persoonlijk raken of meemaken.

Het sociale element van deze media is dat er tussen een grote groep mensen veel contact is. Je kunt op zoek gaan naar mensen met dezelfde belangstellingen en interesses. Je kunt je eigen profiel plaatsen op bijvoorbeeld LinkedIn en daar een netwerk opbouwen van contacten en deze weer delen met anderen.

Voordelen social media
Social media sites zijn meestal heel actueel en brengen snel berichten over. Nieuwsberichten verschijnen tegenwoordig eerder op Twitter dan op het nieuws. Met social media kun je in één keer veel mensen bereiken. De berichten zijn makkelijk te verspreiden binnen een netwerk. Het is een eenvoudige manier om met mensen contact te leggen, zonder dat je er de deur voor uit moet. Via je mobiele telefoon of computer kun je op elke willekeurige plek contact maken, nieuws lezen en berichten versturen.

Omgaan met social media
Social media zijn niet altijd zo betrouwbaar als gezegd wordt. Veel berichten op bijvoorbeeld Twitter betreffen geruchten die als waar de wereld ingestuurd worden, terwijl achteraf blijkt dat de informatie niet juist is. Iedereen kan via social media zeggen wat hij wil. Dit kan zorgen voor positieve, maar ook voor slechte publiciteit, ook als dat niet terecht is.

Actieclubs gebruiken social media om ‘foute’ bedrijven tot goede en eerlijke producten te bewegen. Of proberen klachten onder de aandacht te brengen. Denk bijvoorbeeld aan Youp van ’t Hek die over T-mobile twitterde omdat zijn zoon slechte ervaringen had met de klantenservice. Zijn berichten lokten vele reacties uit en hebben T-Mobile imagoschade opgeleverd. Bedrijven weten vaak nog niet goed hoe ze met dergelijke ‘aanvallen’ moeten omgaan. Ook United Airlines mocht de kracht van social media ondervinden. Dave Carroll, een jonge singer-songwriter, nam z’n gitaar mee op reis met de luchtvaartmaatschappij. De gitaar raakte beschadigd en het duurde net iets te lang voordat hij een vergoeding kreeg. Inspiratie genoeg om er een liedje over te schrijven. ‘United Breaks Guitars’ werd een internethype en United wist niet op een gepaste manier te reageren op het filmpje.

Wijsheid vooraf
Bedenk voordat je met social media aan de slag gaat wat je doel is. Iets plaatsen op internet of een ander kanaal is snel gebeurd. Maar om iets er weer af te krijgen is bijna ondoenlijk. Leuke foto’s op je Hyves zijn leuk voor je vrienden, maar als je gaat solliciteren kan ook je toekomstige werkgever je natrekken via de social media. Wees er dus zeker van dat je de gewenste informatie prijsgeeft aan de hele wereld.

Mindmapping in de praktijk

Mindmapping is een bekende methode die steeds meer wordt toegepast in de dagelijkse praktijk. Wil je je verdiepen in een probleem of in een bepaald onderwerp, dan kun je dit doen door het maken van een mindmap. Het werkt ongeveer zo: omschrijf je onderwerp in één woord in het midden van een vel papier of gebruik een softwarepakket voor mindmaps. Vanuit dit woord ga je associaties maken die je met lijnen, kleuren en tekeningen weergeeft. Je mindmap geeft uiteindelijk een structuur weer, waarin je een onderwerp eenvoudig overziet: van kern, naar onderdelen, naar details. Je kunt het zien als een boom: een stam, dikke takken, waaruit dunnere takken uitwaaieren, tot aan de kleinste twijgjes. Zo werken je hersenen ook: informatie wordt in categorieën opgeslagen, vanuit grote lijnen naar details. Met een mindmap kun je alle informatie die je in je hoofd hebt opgeslagen eenvoudig vertalen naar een overzichtelijk schema op papier. Omdat je bij deze werkwijze beide hersenhelften gebruikt, ben je vollediger en kun je creatiever nadenken.

Mindmapping in de praktijk
Een rondje zoeken op internet laat zien dat mindmaps worden gebruikt door controllers, juristen en wetenschappers. Ook in het onderwijs worden mindmaps veelvuldig gebruikt, zowel in het basisonderwijs als in het voortgezet onderwijs. Met een mindmap ben je in staat snel overzicht te krijgen en kun je eenvoudig aantekeningen maken, brainstormen, samenvattingen maken, notuleren en een presentatie voorbereiden. Uiteraard zijn er nog veel meer mogelijkheden waarbij je een mindmap kunt maken. Ook je boodschappenlijstje kun je als een mindmap opbouwen. Probeer het maar eens.

Voordelen van mindmapping
Mindmapping past bij de manier waarop je hersenen informatie opslaan. Ons geheugen werkt voornamelijk door associaties. Door meerdere kleuren, plaatjes en verbindingen te maken leg je sterkere associaties aan. Als je een mindmap maakt, ben je in staat om verder te denken dan je normaal zou doen. Je ziet nieuwe verbanden en je kunt creatieve oplossingen bedenken. Ook kun je een mindmap maken op jouw manier, je zit niet aan een bepaald format vast. Je kunt een mindmap naar eigen voorkeur opbouwen en uitwerken. Als je het mindmappen een beetje onder de knie hebt, bespaart het je veel tijd. Je hoeft nog maar een paar woorden op papier te zetten in plaats van bladzijden vol aantekeningen te maken.

De verbreedde weg of de verbrede weg?

Er worden nog wel eens fouten gemaakt met het voltooid deelwoord dat als bijvoeglijk naamwoord wordt gebruikt. Daarom in dit blog nog even een korte uitleg.

Een bijvoeglijk naamwoord zegt iets over een zelfstandig naamwoord. Bijvoorbeeld: Het huis is groot. In verbogen vorm: het grote huis. De fiets is mooi. De mooie fiets. De weg is breed. De brede weg. Voor een bijvoeglijk gebruikt voltooid deelwoord gelden dezelfde spellingsregels als voor een verbogen bijvoeglijk naamwoord. Als een bijvoeglijk naamwoord een lange klinker heeft, zoals in groot, dan wordt dit in een verbuiging een korte klinker als er een –e achter komt: grote. Heeft het bijvoeglijk naamwoord een korte klinker, bijvoorbeeld wit, dan wordt het bijvoeglijk naamwoord op –e met twee medeklinkers geschreven: witte. Lees meer…