Tips en adviezen voor efficiënt werkoverleg

Wat is werkoverleg?

Werkoverleg kunnen we als volgt omschrijven: het regelmatig op gestructureerde wijze overleggen met de leidinggevende over het werk en de werksituatie. Werkoverleg is van belang om informatie te kunnen uitwisselen en om besluiten te kunnen nemen. De communicatie tijdens het werkoverleg moet tweezijdig zijn, dat wil zeggen dat de leidinggevende zich bij de besluitvorming door de medewerkers laat beïnvloeden.

Voordelen van werkoverleg zijn:

• Alle medewerkers zijn goed geïnformeerd.
• Er is meer tijd om aandacht te besteden aan belangrijke onderwerpen.
• Er kan rustig gesproken worden zonder gestoord te worden door telefoon, klanten of andere zaken.
• Medewerkers kunnen invloed uitoefenen op de werksituatie. Hierdoor merken ze dat hun mening van belang is, dat ze serieus worden genomen. Er is sprake van medezeggenschap.
• Het motiveert de medewerkers en de leidinggevende om met elkaar mee te denken en naar elkaar te luisteren. Hiermee bevorder je persoonlijke verantwoordelijkheden.
• Er wordt optimaal gebruik gemaakt van de aanwezige deskundigheid en ervaring. Zo kun je de organisatie doelmatig laten functioneren.
• Conflicten en kritiekpunten kunnen bespreekbaar worden gemaakt. Bij open communicatie leidt dit tot verbetering van de werksfeer, waardoor de prestaties en de kwaliteit van het werk eveneens kunnen toenemen.

Tips en adviezen werkoverleg

Voor een efficiënt werkoverleg is het verstandig om onderstaande tips en adviezen toe te passen:

• De leidinggevende kan optreden als voorzitter van het overleg, maar dit kan ook een wisselende rol zijn.
• Maak als voorzitter duidelijk dat het de bedoeling is dat er naar elkaar geluisterd wordt en dat ieders mening op prijs wordt gesteld zonder dat dit verdere gevolgen heeft.
• Let op de tijd. Een werkoverleg kan beter niet langer dan 1½ uur duren. Is er meer tijd nodig, plan dan een nieuw overleg op een ander tijdstip.
• Stel een agenda op en houd je aan de agendapunten. Als er een ander punt wordt ingebracht, bekijk dan even of er tijd voor is of neem dit punt mee naar het volgende overleg.
• Probeer iedereen aan het woord te laten komen en informeer ook bij de minder uitgesproken personen naar hun mening.
• Laat alle werkoverleggen door een notulist vastleggen in een verslag. Dit hoeft geen vast persoon te zijn. Het is zelfs beter als telkens iemand anders het verslag maakt. Stuur het verslag ruim voor het volgende overleg naar de deelnemers.
• Kom terug op afspraken die in het vorige werkoverleg zijn gemaakt en bekijk de actielijst om te zien welke punten zijn afgehandeld en welke nog open staan.
• De voorzitter houdt aan het einde van het werkoverleg een rondvraag. Zo kan iedereen op- of aanmerkingen maken, (korte) vragen stellen of onderwerpen opgeven voor het volgende werkoverleg.