Tips voor een slechtnieuwsbrief schrijven

Als je veel brieven schrijft aan klanten, dan ontkom je er niet aan wel eens een brief met slecht nieuws te moeten schrijven. Dit kan een negatief bericht zijn op een vraag of een verzoek, het behandelen/afwijzen van een klacht, het melden van een prijsverhoging, het afwijzen van een sollicitant, enzovoort. Soms is het lastig om te bedenken hoe je deze brief het beste kunt opstellen. Hoe kun je het slechte nieuws brengen zonder bot en afwijzend over te komen? We geven je hierbij wat tips voor een slechtnieuwsbrief schrijven.

Aanpak

Je kunt bij het schrijven van een slechtnieuwsbrief kiezen voor twee benaderingen: de directe of de indirecte benadering. Bij de directe benadering begin je je brief direct met het slechte nieuws. Pas daarna ga je jouw bericht toelichten. Bij de indirecte aanpak schrijf je eerst een korte inleiding voor je met je slechte nieuws komt. Hiermee probeer je de boodschap wat te verzachten. De keuze tussen deze twee benaderingen kun je laten afhangen van de ernst van het nieuws en de inschatting van de lezer, bijvoorbeeld of het slechte nieuws wel of niet verwacht wordt.