Geld innen met Engelstalige factuur

De factuur is de rode draad in de financiele administratie en moet ook aan bepaalde voorwaarden voldoen. Met het vervagen van de grenzen en de toename van het internationale handelsverkeer komt het steeds vaker voor dat een factuur in het Engels moet worden opgesteld. Maar hoe maak je nu zo'n Engelstalige factuur? En welke termen kun je het beste gebruiken? Hierbij een overzicht van veelgebruikte woorden en uitdrukkingen.
factuur invoice
factuurnummer invoice number
factuurdatum date of invoice
omschrijving description
aantal/hoeveelheid quantity
(totaal)bedrag (total) amount
betalingscondities terms and conditions
klantnummer/ debiteurennummer customer account number
vooruitbetaling payment in advance
korting discount
btw VAT
btw-nummer VAT-number
termijnbetaling payment by instalments
aanbetaling down payment
binnen overeengekomen tijd betalen to pay within the stipulated time
een bedrag overmaken to transfer an amount
ten gunste van in favour of
met inbegrip van alle kosten all expenses included

Verplichte codes

Betalingen vanuit en naar het buitenland vallen onder SEPA. Dit is de afkorting voor Single Euro Payments Area. Op je factuur moet je verplicht aangeven wat je IBAN nummer (International Bank Account Number) en je bank identificatie code (BIC) zijn. Het IBAN is gebaseerd op je huidige (Nederlandse) rekeningnummer en wordt aangevuld met een aantal cijfers en letters. Via de internetsite van je bank kun je aan deze gegevens komen.

Betalingsherinnering

Als het goed is, betaalt je klant netjes binnen de afgesproken termijn. Helaas is dat echter niet altijd het geval. Wat doe je dan? Je stuurt je klant een betalingsherinnering. Hierbij een aantal voorbeeldzinnen voor hoe je dit in goed Engels kunt weergeven in een brief of e-mail.
  • We write to inform you that we have not yet received payment of invoice [factuurnummer] for [bedrag] due on [datum].
  • In spite of previous reminders, the amount specified below remains unpaid.
  • May we remind you that invoice [factuurnummer], dated [datum] is now [x aantal] days overdue for payment.
  • We realize you must have mistakenly overlooked it but ask that you give it your prompt attention now.
  • The amount of [bedrag] is now considerably past due and we are concerned that to date we have not received a payment from you.
  • Can you please give this your prompt attention.
  • If payment of the above has been made within the last few days, please ignore this reminder and accept our apologies.
  • If payment has already been sent, please disregard this letter.
  • If you have any questions about your account, please do not hesitate to contact us.
  • We request you to arrange settlement within 8 days after today.
  • Failure to settle the outstanding invoices will force us to place your account in the hands of our lawyers.