Opbouw van een goed adviesgesprek

Adviseren doen we allemaal. Soms beknopt en ongemerkt, soms uitvoerig en bewust. In de beroepssfeer hebben niet alleen belastingadviseurs, therapeuten of managementconsultants met advies geven te maken, ook veel staffuncties bevatten typische advieselementen. Het feitelijke adviesgesprek bestaat uit vier fasen: de voorbereiding, de inleiding, de kern en de afronding. Een eventuele vijfde fase kan na het werkelijke gesprek plaatshebben. We spreken in die fase wel van een informeel nagesprek.

Fase 1. De voorbereiding
De voorbereiding van een adviesgesprek is een belangrijk onderdeel van het werk van iedere adviseur. Nadat je je hebt heeft verdiept in het probleem of de vraag van de adviesvrager, stel je vanuit jouw vakinhoudelijke achtergrond een aantal adviezen op die in het gesprek aan de orde kunnen komen. Je oriënteert je bij de voorbereiding van dit gesprek zo uitvoerig mogelijk op de situatie waarin het gesprek gevoerd gaat worden.

Fase 2. De inleiding tot het gesprek
In deze fase vraag je de adviesvrager informatie over zijn situatie, zodat je na kunt gaan hoe je de adviesvraag gaat beantwoorden. Luister goed, maak eventueel aantekeningen en probeer vertrouwen te wekken. Stem ook wederzijdse verwachtingen af, en neem daar, afhankelijk van de beroepsrelatie, lang of kort de tijd voor. Soms is afstemming zo belangrijk, dat je er een heel gesprek voor uittrekt.

Fase 3. De kern van het gesprek
Afhankelijk van de adviessituatie kun je kiezen voor een gespreksmodel. Natuurlijk moet je de modellen flexibel gebruiken waar dat noodzakelijk is. Om het gesprek te structureren werk je waarschijnlijk het beste met een vaste vragenreeks. Je kunt die vragen naar eigen voorkeur (van tevoren en tijdens het gesprek) aanvullen en aanpassen.

Fase 4. De gespreksafronding
Zorg ervoor dat het einde van het gesprek tijdig in zicht komt, zodat je de adviesvrager er niet mee overvalt. Bespreek of er nog een volgende afspraak nodig is. Vat het gesprek kort samen, of laat het door je gesprekspartner samenvatten. Zo nodig herhaal je de conclusies en het advies.

Fase 5. Het nagesprek
Vooral na afloop van een wat zwaarder gesprek, waarin ook emoties een rol hebben gespeeld, kan het gewenst zijn een kort nagesprek te voeren. De adviesvrager kan dan even stoom afblazen of vertellen hoe hij het gesprek ervaren heeft. Je krijgt daarmee waardevolle informatie over jouw eigen aanpak, en kan daar eventueel in een volgend gesprek rekening mee houden.