Leer prioriteiten stellen

Met een bureau vol werk en een mailbox vol e-mailtjes is het soms moeilijk om te bedenken waar je mee gaat beginnen. Als je niet oppast, denk je dat alles wat op jouw bureau belandt even belangrijk is. Dat is natuurlijk niet zo. Sommige dingen moeten vandaag gebeuren, andere kunnen nog wel even wachten. Maar hoe kun je je prioriteiten goed afwegen?

Een belangrijk onderscheid dat je moet maken in je werkzaamheden is het verschil tussen belangrijk en urgent.
Dingen die belangrijk zijn hoeven niet per se ook urgent te zijn. En urgente zaken zijn niet altijd belangrijk. Je moet selecteren wat urgent is: dringende urgente werkzaamheden doe je direct, maar deze geef je weinig van je tijd. Belangrijke zaken daarentegen geef je veel tijd. Zaken die én belangrijk én urgent zijn, handel je onmiddellijk af en geef je alle tijd die ze nodig hebben. Wat niet dringend is, kan eventueel verschoven worden naar een later tijdstip. Deze selectie is nodig, omdat er vaak meer gedaan moet worden dan je beschikbare energie toelaat. Prioriteiten stellen zorgt ervoor dat je doelgericht te werk gaat, wat weer tijd bespaart.

Prioriteiten stellen wil ook zeggen dat je nee leert zeggen tegen werkzaamheden die je niet kunt uitvoeren. Je moet je beseffen dat je niet alles kunt. Met name secretaresses hebben nogal eens de neiging om zich meer dan volledig in te zetten. Op zich is dit een te waarderen houding. Je hebt dan "hart voor de zaak". Maar zodra het ten koste van je gezondheid gaat (stress) en structureel overwerk tot gevolg heeft, is er iets misgegaan. Het betekent dan meestal dat zaken niet goed geregeld zijn. Langer werken is voor de korte termijn wellicht een geschikte oplossing. Maar op den duur is dit niet effectief, omdat motivatie en concentratie afnemen. En dit heeft negatieve gevolgen voor het resultaat van het werk. Echte oplossingen moeten gezocht worden in beter plannen, doelstellingen formuleren, niet verwachten dat je alles zelf kunt of moet kunnen. Prioriteiten stellen dus en indien nodig taken delegeren.