10 tips voor efficiënt vergaderen

Beginnen er in je organisatie koffiemokken te verschijnen met daarop de tekst: I survived another meeting that should have been an e-mail? Dan is het tijd om je te gaan afvragen of de vergadercultuur in jouw organisatie misschien aan verbetering toe is.

Ook al zijn vergaderingen tegenwoordig een stuk korter en bondiger dan een jaar of 10 geleden, het is altijd handig om te weten hoe je zo effectief mogelijk vergadert. Hieronder geven we 10 tips voor efficiënt en resultaatgericht vergaderen.

Tip 1: Vraag je van te voren af: is deze vergadering nu echt nodig?

Vergader niet omdat er nu eenmaal een bijeenkomst gepland staat, maar alleen als er substantiële punten te bespreken zijn. Durf de vergadering ook eens te laten vervallen. Echt, dat mag. Vergader ook niet over problemen of onderwerpen die:

• alleen maar een deel van het team aangaan (spreek dan iedereen even persoonlijk),
• routinematig en/of zeer urgent zijn (maak checklists, delegeer handelingsbevoegdheid),
• de competentie van de groep te boven gaan of op een lager of ander niveau thuishoren,
• eigenlijk nog vooronderzoek of vooroverleg nodig hebben,
• beter afgehandeld kunnen worden in een 1-op-1 gesprek, telefonisch of per e-mail. 

Tip 2: Hanteer een slimme planning en scheid het sociale van het zakelijke.

Plan vergaderingen bij voorkeur in de ochtend, als iedereen nog fris is. Een vergadering mag niet langer duren dan 1,5 uur. Plan ook geen vergaderingen in de drukste maand van je organisatie (of dat nu mei of december is).

• Zorg ervoor dat de vergadering op de afgesproken tijd begint en eindigt. Wacht niet op laatkomers: 11:00 starten is 11:00 starten.
• Koppel het gebruikelijke bijkletsen los van de vergadering. Kom bij de start van de meeting meteen to the point en creëer voor het sociale aspect een ander ontmoetingsmoment, bijvoorbeeld een vrijdagmiddagborrel. Of plan de vergadering voor een natuurlijk pauzemoment zoals lunch- of koffiepauze.

Tip 3: Maak de agenda zo effectief mogelijk.

Stuur de agenda en evt. bijbehorende documenten minstens een dag van te voren aan de deelnemers. Zo ontstaat er geen misverstand over wat er besproken gaat worden. Tijdens de vergadering mogen geen nieuwe agendapunten ingediend worden. Communiceer dit naar de aanwezigen. Zie ook tip 8.

• Het doel van de vergadering moet voor aanvang duidelijk zijn. De voorzitter houdt het doel van de vergadering in het oog.
• Prioriteer agendapunten: behandel bij tijdnood nu de belangrijkste zaken en laat minder belangrijke punten op de volgende bespreking terugkomen.

Tip 4: Zorg dat alles op tijd klaarstaat.

Vergader je met een groter gezelschap en in een (externe) vergaderzaal? Check een half uur voor de start van de vergadering:

• Is de zaal open?
• Staan tafels en stoelen in de gewenste opstelling?
• Staat koffie en thee klaar?
• Doet de beamer/wifi/smartboard/telefoonverbinding het?

Bij online vergaderingen:

• Heeft iedereen de juiste link ontvangen?
• Staat de online omgeving klaar?
• Doet de internetverbinding het goed?
• Is duidelijk wie de coördinator is en heeft deze de juiste rechten?
• Werkt bij iedereen camera en microfoon?
• Communiceer een starttijd van 5 tot 10 minuten eerder dan de formele start, zodat al deze zaken gecheckt kunnen worden.

Tip 5: Zorg voor een voorzitter en evt. een notulist.

Staan er controversiële punten op de agenda? Verwacht je emoties die zorgen voor verhitte discussies en uitloop van de vergadering? Zorg dan voor een externe voorzitter, ook wel technisch voorzitter genoemd, die de agenda en de tijd bewaakt. Dat geeft alle collega's de gelegenheid zich volledig op de vergadering te concentreren.

• De (externe) voorzitter bereidt de vergadering voor en bepaalt een begin- en eindtijd. Per agendapunt staat vooraf vast hoe lang het duurt. Op die manier weet de voorzitter of er gas gegeven moet worden om het uitlopen van een vergadering te voorkomen. Deze tussentijden staan ook op de vergaderagenda.
• De (externe) notulist maakt aantekeningen en mailt alles na de meeting naar de aanwezigen. Zo heeft iedereen de afspraken helder op papier. Notulen zijn kort en bondig en de actiepunten staan bepaald per aanwezige. Ieder actiepunt heeft één eigenaar, zodat er geen twijfel bestaat over wie verantwoordelijk is.

Tip 6: Maak gebruik van de kwaliteiten van de deelnemers en respecteer ze.

Maak gebruik van de kwaliteiten van de deelnemers. Geef hen taken in de voorbereiding, tijdens de vergadering en in de afhandeling ervan. Maak de deelnemers eigenaren van de agendapunten. Geef elkaar vaker complimenten en vermijd ironie en cynisme. Respecteer iedere aanwezige. Ieder agendapunt moet afgesloten worden met een samenvatting van het punt. Vraag ook of iedereen het met een agendapunt eens is.

Tip 7: Bewaak de snelheid en beperk uitloop.

Zeker vergaderingen met controversiële agendapunten willen nog wel eens (flink) uitlopen. Hoe voorkom je dat het nachtwerk wordt?

• Vergader voor de verandering eens staand: 
• Spoor deelnemers aan om voorstelsgewijs te praten; dat wil zeggen: met voorstellen, aanvullingen, verbeteringen en bezwaren te komen in plaats van met standpunten, kritiek en bezwaren. Vervang ‘ja maar’ door ‘ja en’.
• Is uitweiden een hardnekkige gewoonte van de deelnemers? Neem een kookwekker mee en geef iedereen een even kort tijdsblok om te reageren (bijvoorbeeld 30 seconden).
• Loopt het echt uit de hand op een bepaald onderwerp? Kap de discussie netjes en beleefd af. Nodig de direct betrokkenen uit voor een nieuwe vergadering om dit punt te bespreken, daar hoeft de hele groep dan niet meer bij te zijn.
• Zie ook tip 5.

Tip 8: schaf de rondvraag af (of doe deze aan het begin van de vergadering).

Tijdens de rondvraag kunnen mensen punten inbrengen, die niet op de agenda staan. Dit is niet nodig. De nieuwe agendapunten kunnen beter meegenomen worden naar de volgende vergadering. Daarnaast kost een rondvraag veel tijd, omdat iedere aanwezige nog even een zegje wil doen. Een rondvraag is niet verplicht, dus je mag deze gewoon afschaffen.

Wil je mensen toch de gelegenheid geven iets mede te delen, verplaats de rondvraag dan naar het begin van de vergadering. Zo hoeven mensen die iets persoonlijks willen delen, niet de hele vergadering te wachten op hun beurt. Daarnaast blijken veel rondvraag-opmerkingen toch met een van de geplande agendapunten te maken te hebben.

Tip 9: Mensen mogen eerder uit de vergadering weggaan.

Niet iedereen hoeft tijdens de hele vergadering aanwezig te zijn. Sta toe dat deelnemers eerder naar buiten mogen. Zo besteed je de tijd nog efficiënter en zijn mensen alerter. Zorg dan wel dat alle deelnemers heldere notulen en een duidelijke actiepuntenlijst ontvangen.

Tip 10: Niet iedereen hoeft het altijd met elkaar eens te zijn.

Besluitvorming is vaak een traag proces met oeverloze discussies. Praat niet net zo lang door totdat iedereen of een grote meerderheid het met elkaar eens is. Er zijn snellere en betere manieren om tot resultaten te komen dan het zoeken naar consensus. Niet iedereen hoeft het altijd met alles eens te zijn.

• Heb vertrouwen in elkaars deskundigheid, gun anderen het voordeel van de twijfel, kijk of je een voorstel op hoofdlijnen kunt steunen.
• Als iedereen het eens is over de procedure, kun je de beslissing buiten de vergadering laten nemen door een ‘proceshouder’ zoals een commissie of een aangewezen collega met beslissingsbevoegdheid.
• Organiseer een brainstormronde voordat een definitief besluit genomen wordt. Dat doe je bijvoorbeeld door de deelnemers aan de vergadering eerst alle mogelijke alternatieven op een flipover of whiteboard te laten zetten, deze te groeperen, te bespreken en te waarderen/prioriteren. Hierdoor is het makkelijker een gedragen besluit te nemen en voelt iedereen zich gehoord.