Minder vergaderen met meer resultaat

Hoe is uw vergadercultuur? Is er nog wat te verbeteren? Leest u dan de volgende tips en aanwijzingen en verander vergaderingen in inspirerende bijeenkomsten waarin slagvaardig beslissingen worden genomen.

Het begint bij de voorbereiding . Vergader niet omdat er nu eenmaal een bijeenkomst gepland staat, maar alleen als er substantiële punten te bespreken zijn.

Vergader ook niet over problemen of onderwerpen die:

• slechts een deel van de teamleden aangaan (meteen doorverwijzen),
• routinematig en/of zeer urgent zijn (maak checklists, delegeer handelingsbevoegdheid),
• niet belangrijk genoeg zijn,
• de competentie van de groep te boven gaan of op een lager of ander niveau thuishoren,
• vooronderzoek of vooroverleg behoeven,
• anders afgehandeld kunnen worden: schriftelijk, telefonisch, per e-mail.

Zorg ervoor dat de vergadering op de afgesproken tijd begint met een krachtige opening, gevolgd door een korte warming-up en ga dan meteen over naar de belangrijkste punten van de vergadering. Behandel motiverende punten wanneer u verwacht dat de aandacht begint te verslappen. Plaats aan het einde een onomstreden punt. Neemt de behandeling van notulen, de actielijst of het verslag van de vorige vergadering doorgaans veel tijd in beslag? Zet dit punt dan achteraan op de agenda.

Maak gebruik van de kwaliteiten van de deelnemers. Geef hen taken in de voorbereiding, tijdens de vergadering en in de afhandeling ervan. Maak de deelnemers eigenaren van de agendapunten. Geef elkaar vaker complimenten en vermijd ironie en cynisme.

Plan vergaderingen bij voorkeur in de ochtend, als iedereen nog fris is, en laat het einde samenvallen met het begin van de lunch of een andere ‘natuurlijke’ eindtijd. Plan ook de pauzemomenten en laat dit niet over aan de willekeur van individuele deelnemers. Pauzeer elke vijf à zes kwartier. Door een rookverbod in te stellen heeft u altijd de rokers aan uw kant voor het bewaken van de pauzetijden.

Spoor deelnemers aan om voorstelsgewijs te praten; dat wil zeggen: met voorstellen, aanvullingen, verbeteringen en bezwaren te komen in plaats van met standpunten, kritiek en bezwaren. Vervang ‘ja maar’ door ‘ja en’. Stel een ‘ja-maar-potje’ in: wie ‘ja maar’ zegt, betaalt.

Besluitvorming is vaak een traag proces met oeverloze discussies. Praat niet net zo lang door totdat iedereen of een grote meerderheid het met elkaar eens is. Dit kost niet alleen veel tijd, maar leidt ook vaak tot een slap of onwerkbaar resultaat. Er zijn snellere en betere manieren om tot resultaten te komen dan het zoeken naar consensus. Niet iedereen hoeft het altijd met alles eens te zijn. Heb vertrouwen in elkaars deskundigheid, gun anderen het voordeel van de twijfel, kijk of u een voorstel op hoofdlijnen kunt steunen.

Inhoudelijke consensus kan vervangen worden door consensus over de procedure. Dat kunt u bewerkstelligen door de beslissingsbevoegdheid over een bepaalde kwestie te delegeren of uit te besteden aan een ‘proceshouder’ (commissie, individu).

Een andere manier om tot afspraken te komen is: na een analyse of scherpstelling van het probleem eerst zoveel mogelijk alternatieven of oplossingen bedenken en deze vervolgens groeperen, bespreken en tenslotte met behulp van criteria of scores waarderen. Een flipover of whiteboard is hierbij onmisbaar. Voor de kwaliteit van het besluit kan het raadzaam zijn na een eerste – verkennende – ronde een korte schorsing in te lassen of pas in een volgende vergadering het definitieve besluit te nemen, zodat men er eerst nog een nachtje over slaapt.

Herhaal aan het einde van de vergadering de belangrijkste resultaten (besluiten en acties). Sluit op een positieve manier af, want de laatste indruk blijft lang hangen.

Tenslotte: maak een bondige mededelingen-, besluiten- en actielijst die onmiddellijk of uiterlijk drie dagen na de vergadering beschikbaar is.