Elf veelgestelde vragen over brieven schrijven (en een bonusvraag)

Als je een zakelijke brief of e-mail schrijft, twijfel je vast wel eens tussen Beste en Geachte, of over het gebruik van ik en wij. Hieronder vind je de antwoorden op een aantal veelgestelde vragen bij zakelijke brieven en e-mails schrijven.

Aanhef

1. Begint de aanhef met een hoofdletter of met een kleine letter?
De aanhef begint altijd met een hoofdletter.

2. Welke aanhef gebruik ik als ik niet weet of de ontvanger een man of een vrouw is?

Als je niet weet of de ontvanger een man of een vrouw is, kun je kiezen voor:

• Geachte heer/mevrouw, of Geachte mevrouw/mijnheer, (niet: geachte mevrouw/heer)
• Geachte heer, mevrouw, of Geachte mevrouw, mijnheer, (niet: geachte mevrouw, heer)
  (het maakt niet uit of je een komma of een schuine streep ertussen zet).

Het wordt steeds gebruikelijker om een genderneutrale aanhef voor brieven te kiezen. Stuur je een brief of e-mail aan iemand van wie je het gender niet kent, of niet wilt of hoeft te benoemen? Begin die dan met een aanhef als Beste + voornaam/voorletter(s) + achternaam.

Ook een non-binaire persoon kan in een brief of e-mail worden aangesproken met de voornaam of voorletter(s) en de achternaam:

-          Beste Kim Bruinsma,

-          Dag Kim Bruinsma,

-          Geachte K. Bruinsma,

3. Wat is beter: Beste of geachte?

Om te beginnen:

• Wat je ook kiest, het eerste woord van de aanhef krijgt altijd een hoofdletter. De daaropvolgende woorden, mevrouw, bestuur, enz. krijgen een kleine letter.
• Na de aanhef schrijf je een komma.

Als begroeting is zowel geachte, beste als hallo of dag mogelijk.

• Geachte is vooral bruikbaar in officiële en formele contexten.
• Beste, Hallo en Dag zijn minder formeel en plechtig. Zeker Beste is heel gebruikelijk in de aanhef.

Uitzondering: in zéér formele situaties kun je nog formuleringen als Weledelgeleerde gebruiken, maar erg gebruikelijk zijn die niet meer. In verreweg de meeste gevallen volstaat Geachte. Wil je toch de formele titulatuur gebruiken, zorg er dan voor dat je de juiste aanhef gebruikt.

4. Schrijf je de tussenvoegsels van de achternaam met hoofdletters?

Gaat er geen voornaam of voorletter aan vooraf? Dan schrijf je het eerste voorzetsel van de achternaam met een hoofdletter.

• Geachte mevrouw Van der Leeuw
• Geachte heer De Wit
• Beste mevrouw Op het Hout

5. Wat is de juiste aanhef als je de naam van de ontvanger niet weet?

Als je niet weet hoe je lezer heet, kun je kiezen voor het benoemen van de rol van de ontvanger. Dat is ook toepasselijk als je met een genderoverkoepelende aanhef wilt werken:

• Geachte klant,
• Beste abonnees,
• Beste lezers,
• Beste reiziger,

Zie verder hierboven bij ‘Aanhef als je niet weet of je lezer een man of een vrouw is’.

6. Hoe begin je een brief die gericht is aan een groep mensen?

Een correcte en eigentijdse manier om je brief aan een groep lezers te beginnen is bijvoorbeeld:

• Geacht bestuur,
• Geacht college,
• Geachte raad,
• Beste buren, enz.

❌ Vermijd de ouderwetse aanhef L.S. (lectori salutem) of Mijne Heren, dit wordt als onpersoonlijk en ouderwets ervaren.

7. Begin ik de eerste zin ná de aanhef met een kleine letter of met een hoofdletter?

Met een hoofdletter. Vroeger was het gebruikelijk om de eerste zin van een brief met een kleine letter te beginnen. Tegenwoordig beschouwen we de aanhef van de brief niet als onderdeel van de eerste zin, maar als afzonderlijk element. Daarom beginnen we de eerste zin met een hoofdletter, ook al eindigt de aanhef met een komma.

Overige taalvragen bij zakelijke brieven

8. Wat is juist: bij deze of bij dezen?

De correcte formulering is bij dezen. Wanneer je deze, verouderde, uitdrukking wilt vermijden, kun je in plaats daarvan hierbij gebruiken.

9. Mag je in een zakelijke brief ik en wij door elkaar gebruiken?

Voor het gebruik van ik en wij in zakelijke brieven schrijven zijn geen officiële regels. De meeste naslagwerken keuren een afwisselend gebruik van ik en wij goed. Als richtlijn kun je aanhouden:

• Gebruik wij als je uit naam van een bedrijf of instelling schrijft
• Gebruik ik als je over jezelf schrijft of over iets wat je hebt gedaan of gaat doen.

10. Schrijf je u met een hoofdletter?

Nee, niet meer. In het verleden werd u als aanspreekvorm met een hoofdletter geschreven, maar dat is tegenwoordig niet meer gebruikelijk. Net als de andere persoonlijke voornaamwoorden schrijven we u met een kleine letter, behalve als het aan het begin van een zin staat.

Uitzondering: in het geval dat u verwijst naar een heilig persoon of godheid, gebruik je wel een hoofdletter.

Afsluiting  

11. Welke afsluiting is beter: Met vriendelijke groet (-en) of Hoogachtend?

Allebei de slotformules zijn goed, maar Hoogachtend wordt als formeler beschouwd dan Met vriendelijke groet of Met vriendelijke groeten. Kies voor de afsluiting die past bij de inhoud van je brief: eindig de brief of e-mail zoals je hem begonnen bent.

Brieven die beginnen met Geachte heer of Geachte mevrouw, kunnen zowel met Met vriendelijke groet(en) als met Hoogachtend worden afgesloten. Voor brieven die beginnen met Beste X, is Hoogachtend minder geschikt. Met vriendelijke groeten of Met vriendelijke groet geniet dan de voorkeur.

11b. Mag ik ook zelf een leuke afsluiting verzinnen?

Uiteraard ben je vrij om zelf een afsltuiing van je brief of e-mail te verzinnen. Maar houd rekening met je ontvanger/lezer: gaat deze jou nog serieus nemen met zo'n onconventionele afsluiting? Over het algemeen worden afsluitingen zoals 'Met warme groet', 'Groet!' en 'Ciao' als te informeel gezien in zakelijke correspondentie. 

Bron:
Nederlandse Taalunie
Taaladviesdienst
Genootschap Onze Taal