Beleidsnota afstemmen op je doelgroep

In tegenstelling tot andere teksten schrijf je een beleidstekst vaak voor diverse doelgroepen en niet voor één. Zo kun je te maken krijgen met:

• de besluitvormende instantie;
• de adviseurs van de besluitvormende instantie (bijvoorbeeld een staforgaan);
• de opdrachtgever of leidinggevende van de notaschrijver (meestal de intermediair die de tekst 'via de lijn' doorgeeft en terugkoppelt);
• de uitvoerders.

Schrijf je een uitvoeringsnota (uitvoering in gang zetten en coördineren) dan heb je in de regel alleen te maken met de laatste doelgroep, de uitvoerders. Schrijf je een evaluatienota (evaluatie van gestelde doelen, hoe verder) dan is die waarschijnlijk bestemd voor de doelgroep beslissers. In beide gevallen schrijf je dus voor één doelgroep en kun je de tekst schrijven op één kennisniveau.

Meer doelgroepen

Schrijf je echter een plannota (analyse en voorstellen voor verbetering), dan is die meestal bestemd voor meer doelgroepen, namelijk voor besluitvormers, adviseurs en de opdrachtgever. Deze situatie kan voor jou als schrijver  problemen opleveren; zo kan de ene doelgroep vooral vaktechnisch goed op de hoogte zijn, de adviseurs bijvoorbeeld en de andere doelgroep vooral beleidstechnisch uitgebreid geïnformeerd zijn, de besluitvormers bijvoorbeeld. Op welke doelgroep richt je je dan?

Mogelijkheden

Om te voorkomen dat je beleidsnota voor één bepaalde doelgroep niet begrijpelijk is, kun je het volgende overwegen:

• Je schrijft voor iedere doelgroep een andere versie. Dit vergt veel tijd, maar de afzonderlijke lezers zullen zich zeker aangesproken voelen.
• Je schrijft jouw beleidsnota voor de doelgroep met de minste voorkennis. De tekst is dan voor iedereen begrijpelijk. Als je jouw nota bovendien duidelijk indeelt, kunnen lezers zelf snel en effectief selecteren. Nadeel is dat de nota waarschijnlijk erg uitvoerig wordt.
• Je schrijft je nota op basis van de 'gemiddelde voorkennis' en zet specifieke vaktechnische en beleidstechnische informatie in bijlagen. Het voordeel hiervan is, dat je de informatie zelf al voor de lezers selecteert en dat je de nota voor iedereen leesbaar houdt.

Als je de doelgroep of doelgroepen voor je beleidsnota dus hebt vastgesteld, ben je al goed op weg met de voorbereidingen voor het echte schrijfwerk. Succes!