Notuleren is een taak waar veel mensen vaak als een berg tegenop zien. Vooral notulisten met weinig ervaring kost het vaak moeite om tijdens een bespreking de vele taken tot een goed einde te brengen. Een goede voorbereiding is als notulist daarom ook van groot belang.

Notuleertips

Enkele notuleertips voor als je een vergadering gaat notuleren:

  1. Overleg met de voorzitter wat voor verslag er wordt verwacht: een samenvattend verslag, een woordelijk verslag of een besluitenlijst/actielijst. Bekijk eventueel vorige verslagen van een vergelijkbare vergadering.
  2. Hoe meer je over de inhoud van de vergadering weet, hoe beter. Door een gesprek met de voorzitter vooraf kan je de bijdragen van de deelnemers beter begrijpen. Ook het doorlezen van de stukken is een noodzaak.
  3. Niet alles wat tijdens een vergadering wordt gezegd, hoeft te worden vastgelegd. Maar wat is hoofdzaak en wat is bijzaak? Een eerste hulpmiddel is de agenda die voor de vergadering is opgesteld. Discussiepunten die niet op de agenda staan, kan je weglaten in jouw aantekeningen. Tenzij de voorzitter nadrukkelijk vraagt om ze in het verslag op te nemen.
  4. Wat in elk geval in je aantekeningen moet staan: de opening/inleiding van de voorzitter, de hoofdpunten en de inhoud van de bespreking in trefwoorden samengevat.
  5. Na de vergadering moet je niet te lang wachten met het uitwerken van je aantekeningen. Hoe verser het besprokene in het geheugen ligt, hoe makkelijker het gaat. In de kop van het verslag staan meestal de naam van de vergadering en de datum van de bijeenkomst, de namen van de aanwezigen en eventueel hun functies en de namen van de afwezigen, al dan niet met opgaaf van reden of de toevoegingen m.k. (met kennisgeving) en z.k. (zonder kennisgeving).
  6. Vermijd suggestieve opmerkingen. Een verslag is een neutrale, zakelijke weergave van het besprokene. Veel notulisten denken dat zij ook de gevoelens van de vergaderaars moeten vastleggen, maar dat is niet het geval. Een verslag is gebaseerd op feiten en niet op waarnemingen van jou als notulist.
  7. Schrijf een correct en foutloos verslag en gebruik daarbij je eigen woorden.  Hoewel vooral voor verslagen de elementen overzichtelijkheid, volledigheid, beknoptheid, objectiviteit en exactheid veel belangrijker zijn dan het element correctheid, is het toch belangrijk om te letten op eventuele type-, spel- of stijlfouten. Je voorkomt hiermee dat de aandacht van de lezer wordt afgeleid. Verder kan het ergernis wekken waardoor het verslag negatief wordt beoordeeld terwijl je een goed verslag hebt geschreven

Informatie selecteren en weglaten

Bijna alle beginnende notulisten maken de fout te veel te willen schrijven en te weinig (durven) vertrouwen op hun vermogen tot luisteren en begrijpen. Natuurlijk hangt dit ook samen met de zwaarte van het onderwerp: iets wat eenvoudig te volgen is, durf je vaak beknopter samen te vatten dan een onderwerp waar je zelf weinig van begrijpt. Daarnaast speelt het tempo van de vergadering een belangrijke rol. Ligt dit tempo hoog, dan is er weinig of geen tijd voor keuzes maken en blijft er niets anders over dan zoveel mogelijk op te schrijven. De selectie vindt dan achteraf (bij het uitwerken) plaats.

 

Notuleren op de laptop

De laptop is een prima hulpmiddel tijdens de vergadering. Je typt voorafgaand aan de bespreking de bekende gegevens in en tijdens het overleg maak je alle aantekeningen op de laptop. Je werkt daarna de aantekeningen een stuk sneller uit tot een verslag. Ook kun je de actielijst en besluitenlijst opslaan die je tijdens de vergadering meteen kunt gebruiken. De lijsten kun je bijhouden in verschillende tabellen. Voordeel van het werken met de laptop is een behoorlijke tijdwinst. Aan het typegeluid raken de deelnemers heel snel gewend.

Meer weten? Bekijk deze trainingen.

E-book ‘Zakelijk corresponderen in 4 talen!’

E-book ‘Zakelijk corresponderen in 4 talen!’

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang als dank het E-book ‘Zakelijk corresponderen in 4 talen!’

Goede training met gemotiveerde trainer.

Deelnemer training Opfriscursus Nederlands

Training heeft vooral over de barrière heen geholpen om Engels te praten, het is niet erg om fouten te maken. Dat is fijn!

Deelnemer training Business and banking English

Deze cursus geeft me meer zekerheid in mijn Engelse gesprekken. Ook de manier via live verbinding werkte prima, vertraging op de lijn weegt niet op tegen besparing van reistijd. De trainster deed het heel prettig en heeft me veel geleerd.

Deelnemer training Zakelijke communicatie Engels

Laat taal het werk voor je doen
Professionaliseer je taal- en schrijfvaardigheid