Naar een e-mailbijlage verwijzen – inclusief voorbeelden in 4 talen

Wist je dat ongeveer 25% van de verzonden zakelijke e-mails een bijlage bevat? Je staat er misschien niet bij stil, maar we versturen steeds meer documenten via de digitale snelweg in plaats van via de reguliere post. Denk bijvoorbeeld aan offertes, facturen, voorwaarden, uitnodigingen, formulieren en nieuwsbrieven. Hoe zorg je ervoor dat de ontvanger je bijlage leest en eventueel ook de juiste actie onderneemt? In dit blog geven we je enkele tips én handige zinnen – in 4 talen – om de lezer op de e-mailbijlage te wijzen.

Kies de juiste toon

Vanzelfsprekend vertel je in de berichttekst aan de lezer(s) dat er een bijlage bij de e-mail zit. Hierbij houd je rekening met doel en doelgroep van je e-mail. De doelgroep – dus de ontvanger – bepaalt de toon van je bericht. Bij een eerste contact blijf je formeler: je spreekt de lezer aan met ‘u’ en kiest voor langere zinnen. Ken je de lezer al en hebben jullie eerder contact gehad? Dan kun je een meer informele toon in je e-mail gebruiken. Spreek dan de lezer aan met ‘je’ en gebruik korte zinnen in de gebiedende wijs. Kies bij twijfel voor een neutrale of formele toon.

• Graag verwijzen wij u naar de bijlage, waarin u een overzicht van onze nieuwe producten aantreft. (formeel).
• In de bijlage vindt u / vind je een overzicht van de laatste wijzigingen in ons assortiment. (neutraal).
• Nieuwsgierig naar ons nieuwe assortiment? Check dan de bijlage! (informeel).

Aanzetten tot actie

Je wilt natuurlijk wel dat de lezer doet wat je vraagt. Leg daarom in de berichttekst ook uit wat het doel is van de bijlage. Met andere woorden: beschrijf duidelijk wat de ontvanger moet doen met de bijlage. Is het noodzakelijk dat deze gelezen en ondertekend wordt, of is het alleen ter illustratie? Hieronder vind je een overzicht van de meest voorkomende doelen, inclusief voorbeeldzinnen:

Activeren

De lezer moet een document in de bijlage invullen, ondertekenen en terugsturen. Of deze moet een keuze maken uit verschillende workshops van een congres.

• In de bijlage vindt u een overzicht van de gemaakte afspraken. Wilt u deze ondertekenen voor akkoord en binnen 5 werkdagen aan ons terugsturen? Dat mag per post of als antwoord op deze e-mail.
• Gebruik het overzicht in de bijlage om een keuze te maken uit de verschillende workshops. Geef je keuze uiterlijk 20 juli aan ons door.

Informeren

De bijlage is bijvoorbeeld een advies, routebeschrijving, productenlijst of dagprogramma.

• Ons advies over de beleidswijziging hebben we als bijlage aan deze e-mail toegevoegd.
• Voor het dagprogramma van het congres verwijzen we u naar de bijlage.
• In de bijlage vind je een routebeschrijving naar het hotel.

Instrueren

In de bijlage staat een handleiding, stappenplan of instructie.

• Het invullen van de reiskosten gaat voortaan via een ander systeem. We kunnen ons voorstellen dat het even wennen is, daarom hebben we een uitgebreide invulinstructie geschreven. Deze vind je in de bijlage.
• Wilt u binnen 10 dagen de waterstand aan ons doorgeven? In de bijlage leest u hoe u dit snel en eenvoudig doet.

Noem ook concrete data, bijvoorbeeld als er sprake is van een deadline. Tip: zet dit in de onderwerpregel. Die ziet er dan zo uit:

• Inschrijfformulier workshop ‘Creatief schrijven’: graag invullen voor 1 september.
• Bevestiging opdracht – s.v.p. per omgaande getekend terugsturen
• Aanbod verbouwing badkamer – geldig tot en met 15 juli

Enclosed please find…

Schrijf je wel eens e-mails naar contacten en klanten in het buitenland? Gebruik dan dit handige lijstje met voorbeelden om in het Engels, Frans en Duits te vertellen dat er een bijlage in de mail zit. Natuurlijk houd je ook in deze talen rekening met doel en doelgroep van je e-mail. Realiseer je hierbij dat mensen zich in het Duits, Frans en Engels over het algemeen formeler uitdrukken dan wij in het Nederlands.  

Kortom: in welke taal je ook een e-mail schrijft, zolang je de lezer op de juiste toon attendeert op de bijlage en rekening houdt met het doel van de bijlage gaat het uitwisselen van digitale documenten van een leien dakje!

Eerder schreven we een blog over Sie of du, over Engelstalige e-mails en over zakelijke brieven in het Frans.