Succesvolle offertes schrijven

Offertes zijn een belangrijk onderdeel van de zakelijke correspondentie. We versturen en ontvangen er met z’n allen duizenden per jaar. Toch bereiken we lang niet met alle aanbiedingen het door ons gewenste doel. Dit komt vaak doordat er te weinig aandacht wordt besteed aan het opstellen van de offerte. Jammer van de energie die je er ingestoken hebt en weer een klant die je niet hebt binnengehaald. En zonder klanten is er geen omzet, en zonder omzet is er geen organisatie. Sta dus eens even stil bij het schrijven van je volgende offerte. Het loont de moeite.

Offertes schrijven

Voordat je begint met offertes schrijven selecteer je de informatie over de klant en zijn wensen. Je bepaalt  op welke gronden de klant zijn beslissing zal nemen. Deze informatie neem je op in de brief. De aanvullende informatie verwerk je in de bijlage(n). Daarna kun je bepalen welke opbouw voor jouw voorstel het meest effectief is. Meestal is de klant voornamelijk geïnteresseerd in welke voordelen hij koopt en welke investering dat vergt. Bedenk steeds: waar is deze klant gevoelig voor en op welke overwegingen beslist hij?

Vervolgtraject offerte

Een offerte is slechts een stap in het verkoopproces. Het is dus zeker niet de laatste stap die je moet zetten om tot zaken te komen. Denk niet dat je na het afronden van de klus van het offertes schrijven kunt gaan uitrusten. Als de offerte verstuurd is, voer je de in jouw brief aangekondigde actie uit van terugbellen of een bezoek brengen. Daarmee houd je de communicatie met de klant gaande. In vele gevallen moet je concurreren met één of meer anderen. En dan is het vaak niet de offerte die de doorslag geeft, maar de manier waarop de offerte wordt opgevolgd. Het is dus zaak de vinger aan de pols te houden.

Checklist offertes schrijven

• Heb je in de inleiding de lezer bedankt en een overtuigende (klant- of productgerichte) aanleiding gegeven voor het sturen van de offerte?
• Is de beschrijving van het product of dienst die je aanbiedt volledig en voldoende specifiek?
• Is de offerte logisch en helder opgebouwd in onderdelen, eventueel met behulp van tussenkopjes?
• Is de formulering begrijpelijk en zakelijk?
• Komt de lezer te weten wat hij doen moet als hij akkoord gaat met de offerte?
• Heb je afgesloten met een voorstel tot actie? Noem bijvoorbeeld een datum of tijd voor een volgend gesprek.
• Bevat de order een PS waarin de klant gestimuleerd wordt om direct tot het plaatsen van een order over te gaan?
• Zijn de algemene leverings- en betalingsvoorwaarden als bijlage opgenomen?
• Als de offerte belangrijk is, heb je deze dan door een jurist laten controleren?