Tips voor het schrijven van een beleidsnota

In iedere organisatie, groot of klein, profit of non-profit, worden beleidsnota's geschreven. Een beleidsnota is een tekst waarin je namens jouw organisatie een voorstel doet, het beleid toelicht,beargumenteert of evalueert. Je beschrijft en verantwoordt erin hoe jouw organisatie bepaalde problemen het hoofd denkt te bieden. De moeilijkheid bij het schrijven van een beleidsnota ligt niet alleen in opstellen van de tekst, maar ook in de acceptatie en uitvoering van het gepresenteerde beleid of advies.

Tips

Hieronder volgen enkele tips en aanbevelingen die je bij het opstellen en uitwerken van een beleids- of adviesnota  zeker van pas zullen komen.

• Bouw je nota zorgvuldig op. Het begin en het einde worden over het algemeen het best gelezen en onthouden, omdat daar de probleemstelling en de oplossing(en) worden vermeld. In het middenstuk van de nota worden alle vragen en overige kwesties gedetailleerd uitgewerkt en geanalyseerd.
• Visualiseer waar mogelijk je gegevens. Een diagram of grafiek spreekt de lezers meer aan dan een reeks met cijfers.
• Zet niet te veel gegevens op één bladzijde. Bestanden, reeksen en opsommingen hebben ruimte nodig om tot hun recht te komen. Zorg voor een goede lay-out en een prettig leesbaar lettertype.
• Onderbouw je voorstellen. Laat zien dat zij tot (een) werkbare oplossing(en) leiden.
• Maak jouw argumenten acceptabel door de uitvoerbaarheid ervan te ‘bewijzen’. Stel een zo concreet mogelijk uitvoeringsprogramma op. Breng de te verwachten resultaten in kaart.
• Geef aan waartoe eventuele maatregelen leiden en waarom zij nodig zijn. Een maatregel wordt sneller geaccepteerd als betrokkenen er de voordelen én de noodzaak van inzien.

Een goede voorbereiding bij het schrijven van beleidsadvies is het halve werk. Net als bij iedere andere tekst dien je je te bezinnen op de opdracht, het doel en de doelgroep. Daarnaast moet je bij het schrijven vaak rekening houden met een zeer wisselende lezersgroep; zo zal een beslisser bijvoorbeeld andere eisen stellen aan jouw formuleringen dan een uitvoerder.

In een aantal gevallen bevat een beleidsadvies een samenvatting, die de kernpunten uit de tekst nog eens kort weergeeft. Deze samenvatting plaats je aan het begin of aan het einde van de nota. Deze samenvatting is voor hen die de beleidsnota niet in zijn geheel willen of kunnen lezen, of die zich via de samenvatting op de hoogte willen stellen van de belangrijkste feiten.