Engelse brief schrijven

Brieven die je verstuurt naar klanten, relaties enz. zijn een visitekaartje van jouw organisatie. Zorg er dus voor dat je een goede indruk achterlaat met jouw tekst. Dit geldt uiteraard ook voor brieven die je in het Engels schrijft. In een eerder blog hebben we al aandacht besteed aan tips voor een Engelse brief schrijven. Nu krijg je meer informatie over de inhoud van een brief.

De opbouw van je brief moet bestaan uit een inleiding, kerntekst en een conclusie/afsluiting.

Inleiding
In je inleiding kun je verwijzen naar voorgaande contactmomenten als die er zijn geweest.

Enkele voorbeeldzinnen:

• Please find enclosed ...
• Thank you for your letter/email of 20 March 2011.
• With reference to your application for the post of ...
• Following our telephone conversation yesterday, ...

In het Nederlands is het niet gebruikelijk om je brief met ik te beginnen, maar in het Engels kan dat wel. In de inleiding maak je duidelijk waarom je de brief schrijft.

Kerntekst
In de kerntekst schrijf je in één of meerdere alinea's wat je wilt meedelen aan de ontvanger. Maak je brief niet te lang, maar ook niet te kort. Zorg er in ieder geval voor dat je alle relevante informatie kwijt kunt. Behandel bij voorkeur maar één onderwerp in je brief.

Afsluiting

In de conclusie/afsluiting geef je aan wat de vervolgstappen zijn of wat je verwacht van de ontvanger.

Bijvoorbeeld:

• Please do not hesitate to contact me if you require any further information.
• Please feel free to contact ...
• I look forward to receiving your confirmation of this appointment.
• I look forward to meeting/hearing from you.
• I would be obliged if you could ensure that this mistake does not occur again.
• We look forward to receiving the proposal/your order/your reply.

Als er geen vervolgactie nodig is kun je afsluiten met:

• I hope these arrangements are to your satisfaction.
• I look forward to meeting you again in the future.

Algemene tips
Afkortingen kun je alleen gebruiken als de ontvanger bekend is met de afkortingen. Als je hier niet zeker van bent, dan schrijf je alles voluit. Wees voorzichtig met de schrijfwijze van getallen. Wij schrijven meestal een punt tussen de duizendtallen, maar in het Engels wordt daar een komma geplaatst. Ten slotte: zorg voor de juiste schrijfwijze en spelling in je brief. Slordigheidsfouten maken een slechte indruk bij de ontvanger. Ook kan een verkeerd geschreven woord een hele andere betekenis hebben dan je had bedoeld. Raadpleeg in geval van twijfel altijd een woordenboek. Hiermee voorkom je missers.