Federatie Medisch Specialisten

Samen met NIOW ontwikkelde de Federatie hiervoor de maatwerktraining Effectieve en lezergerichte e-mails schrijven. De training is bedoeld voor medewerkers van het Federatiebureau, het Kennisinstituut Federatie Medisch Specialisten en leden van de aangesloten wetenschappelijke verenigingen die veel e-mails en andere korte zakelijke teksten schrijven.

Eerst denken, dan schrijven

Een effectieve e-mail begint niet met de eerste zin. Voordat je gaat schrijven, moet je weten wat je precies wilt bereiken. Wie is je lezer? Wat moet die weten? Wat is je belangrijkste boodschap? En is een e-mail eigenlijk wel het beste communicatiemiddel?

Deze vragen vormen het vertrekpunt van de training. Deelnemers leren hun centrale vraag en kernboodschap te bepalen en bewust na te denken over doel en doelgroep. Ook bespreken ze wanneer een e-mail juist niet de beste keuze is en bellen of persoonlijk contact effectiever kan zijn.

Vervolgens gaan ze aan de slag met de tekst zelf. Ze leren hoe ze vanuit hun kernboodschap een logische e-mail opbouwen, concreet en begrijpelijk formuleren en een passende toon kiezen. Ook praktische onderwerpen zoals onderwerpregels, openingen en afsluitingen, kopjes en opsommingen komen aan bod.

Van schrijversperspectief naar lezersperspectief

Een belangrijke rode draad in de training is de overstap van schrijversperspectief naar lezersperspectief.

Wie veel van een onderwerp weet, is al snel geneigd te beginnen met alles wat hij zelf belangrijk vindt om te vertellen. Voor de lezer is een andere volgorde vaak prettiger. Die wil eerst weten waarom hij een e-mail krijgt, wat de belangrijkste boodschap is en wat er van hem wordt verwacht.

Daarom combineert NIOW in deze training praktische technieken voor het schrijven van e-mails met principes van het piramideschrijven. Deelnemers doorlopen een aantal denkstappen waarmee ze eerst tot een heldere kernboodschap komen. Vanuit die kernboodschap bepalen ze vervolgens de opbouw en inhoud van hun tekst.

Zo krijgen ze niet alleen technieken aangereikt om betere teksten te schrijven, maar ook een aanpak waarmee ze hun schrijfproces efficiënter kunnen organiseren.

Oefenen met herkenbare situaties

Beter schrijven leer je vooral door het te doen. Daarom hebben de deelnemers tijdens de training een actieve rol. Korte blokken theorie worden afgewisseld met praktische handreikingen en schrijfopdrachten.

Vooraf kunnen deelnemers recente zakelijke e-mails of andere korte teksten delen met de trainer. Ze geven daarbij aan waar ze tevreden over zijn en waar ze in hun eigen schrijfwerk tegenaan lopen. Ook inventariseert de trainer hun functies en persoonlijke leerwensen. Op basis daarvan kan het programma worden afgestemd op de groep.

Die praktische aanpak werd door deelnemers gewaardeerd:

"Een ontzettend leuke en leerzame training! We konden de theorie al gelijk toepassen in de praktijk met behulp van wat leuke oefeningen."

Ook de voorbeelden hielpen om de theorie begrijpelijk te maken. Een deelnemer gaf daarbij als suggestie om nog vaker eigen e-mails te gebruiken, zodat de vertaalslag naar het dagelijkse werk nog directer wordt.

Inspelen op verschillende leerbehoeften

De deelnemers aan de trainingen hebben verschillende functies en achtergronden. Dat betekent ook dat hun ervaring met schrijven en hun leerbehoeften uiteenlopen.

Juist daarom is er ruimte om tijdens de training in te spelen op wat er in de groep gebeurt. De flexibiliteit van trainer Marga werd in de evaluaties verschillende keren genoemd. Deelnemers waarderen haar manier van lesgeven, het tempo, de humor en de manier waarop zij voorbeelden en oefeningen inzet.

Een deelnemer schreef:

"Marga was een hele fijne trainer! Ze was flexibel en kon goed aanpassen aan de behoeften van de groep. Hierdoor is de training toepasbaar voor iedereen."

De evaluaties laten tegelijkertijd zien dat verschillen tussen deelnemers aandacht vragen. Sommige deelnemers vonden dat de inhoud in minder tijd behandeld kon worden, terwijl anderen juist behoefte hadden aan meer verdieping.

Die feedback gebruiken we om de training verder te ontwikkelen en steeds opnieuw te kijken naar de juiste balans tussen theorie, oefenen en verdieping.

Schrijfvaardigheid blijft belangrijk in het tijdperk van AI

ChatGPT en andere AI-tools kunnen medewerkers tegenwoordig helpen bij het schrijven en herschrijven van e-mails. Daarmee wordt schrijfvaardigheid niet minder belangrijk. Om AI goed te gebruiken, moet je immers kunnen beoordelen of een tekst logisch is opgebouwd, de juiste kernboodschap bevat en daadwerkelijk aansluit bij de lezer.

Een deelnemer benoemde dat na afloop van de training treffend:

"Ook al hebben we tegenwoordig AI/ChatGPT om ons te helpen, je merkt toch dat kennis over basisstructuur in teksten belangrijk blijft."

Die basiskennis helpt medewerkers bovendien om kritisch te kijken naar teksten die met AI zijn gemaakt. De schrijver blijft uiteindelijk degene die bepaalt of de boodschap, structuur en toon passen bij het doel en de lezer.

Concrete handvatten voor het dagelijkse schrijfwerk

Het doel van de training is niet dat deelnemers na afloop allerlei schrijfregels uit hun hoofd kennen. Belangrijker is dat ze een praktische aanpak hebben waarmee ze ook daarna zelfstandig verder kunnen.

Deelnemers houden bovendien een jaar toegang tot de online leeromgeving met theorie en praktijkopdrachten. Zo kunnen ze onderdelen terugzoeken en blijven oefenen.

De waarde daarvan zit soms juist in heel concrete dingen. Zoals een deelnemer na afloop schreef:

"De checklist en een aantal tips ga ik zeker gebruiken!"

Zo helpt de training medewerkers van de Federatie Medisch Specialisten om niet alleen betere
e-mails te schrijven, maar vooral om sneller te bepalen wat ze willen zeggen, bewuster vanuit hun lezer te denken en complexe informatie helder en doelgericht over te brengen.