Notuleren met AI

Onze aanpak

Jouw praktijk en leervragen staan centraal, of je nu relatief kort of al langer notuleert, zowel online of fysiek. We houden onze trainingsgroepen expres klein, daardoor is er in de training alle ruimte om jouw praktijk te toetsen aan de tips van de trainer. We houden de theorie zo kort mogelijk. Als je oefent met eigen aantekeningen of verslagen, heb je aan het einde van de dag je eigen recept voor de verslagen die je maakt. Omdat we ‘doen’ zo belangrijk vinden, zorgen we voor (video)opnames, aantekeningen en oefenverslagen waar je hoe dan ook mee aan de slag kunt. Aan het eind van de training breng je alles in de praktijk bij het notuleren van een opgenomen vergadering.

Notuleren met AI

In deze praktijkgerichte training Notuleren met AI komen alle aspecten van het notuleren met hulp van AI aan bod. Notuleren bestaat uit drie stappen: voorbereiden, de juiste aantekeningen maken door goed te luisteren en het uitwerken van je aantekeningen. AI helpt je bij al deze stappen.

Deze tools zijn natuurlijk geen 100% vervanging voor de kennis en ervaring van jou als notulist. Dat begint met het kiezen van je hulpmiddelen en het schrijven van een goede instructie voor je AI-assistent. Deze instructie, de prompt, bepaalt de volledigheid, juistheid, vorm, lengte en toon van je verslag.

Bovendien is de eindcontrole van inhoud, gewenste formulering en lay-out absoluut noodzakelijk. Zijn de besluiten en acties specifiek genoeg? Sluit de woordkeuze van AI aan op mogelijke gevoeligheden?

Alleen als je zelf goed weet hoe een verslag of een actie- en besluitenlijst er uit moet zien, en welk type verslag nodig is voor jouw vergaderingen, kun je de kwaliteit van de automatische verwerking inschatten. Daarom is er in de training Notuleren met AI ook aandacht voor verslagsoorten en de taal van het verslag.

Programmaonderdelen

AI en notuleren: wat is er, wat kan er

• Hoe werkt AI bij notuleren?
• Welke apps zijn er zo al?
• Voordelen en nadelen (veiligheid) van AI

Hulp bij de voorbereiding

• Het maken van samenvattingen van stukken
• Hulp bij het maken van de agenda en oplegnota’s

Activiteiten tijdens de vergadering

• Het maken van een opname, ook online
• Snel en effectief aantekeningen maken ter controle
• Jouw taak, die van de voorzitter en deelnemers om te zorgen voor een goede input

Activiteiten na de vergadering

• Het uitwerken van de aantekeningen of de transcriptie met prompts
• Eindcontrole van het verslag: waar op te letten?

Voorbereiding

Als voorbereiding op de training vul je een korte vragenlijst in. Daarin vertel je ons welke vaardigheden je al beheerst, en welke misschien nog niet zo goed. Met die informatie stemt de trainer het programma af op jouw leervragen. Zo haal jij het maximale voor jezelf uit de training.

Wat heb je nodig?

Zorg ervoor dat je gebruik kunt maken van relevante programma’s. Het is belangrijk dat je toegang hebt tot AI-assistenten als Copilot, ChatGPT, Gemini of Claude. Dat mag de gratis versie zijn. Kan dat niet op je zakelijke laptop, neem dan een persoonlijke laptop mee. Zonder toegang tot een van deze tools maak je niet optimaal gebruik van wat deze training biedt. Heb je nog geen gratis account, dan maak je dat in de training aan.

Breng je eigen vergaderverslagen of digitale aantekeningen mee. Zo kun je meteen aan de slag! Aarzel je om vergaderverslagen te gebruiken uit je eigen organisatie, dan kun je in de training gebruik maken van oefenverslagen op onze leeromgeving.

Studiebelasting

In totaal is de studiebelasting ongeveer 8 uur. Na de training krijg je een digitaal bewijs van deelname.