Maak tijd voor delegeren

Om effectief met je tijd om te gaan, is het soms nodig dat je bepaalde taken door iemand anders laat uitvoeren. Niet voor iedereen is het makkelijk om taken uit handen te geven. Maar met een goede aanpak kan delegeren heel effectief zijn. Het loont dus zeker de moeite hier tijd in te investeren.

Delegeren biedt je namelijk de volgende voordelen:

• het komt jouw werkresultaat ten goede;
• het krijgen van verantwoordelijkheid werkt motiverend voor de ander, medewerkers kunnen werken aan hun persoonlijke ontwikkeling;
• een beter functionerend en gemotiveerder team;
• jouw baas zal je meer gaan waarderen omdat het jouw productiviteit en dat van het hele team verhoogt.

Delegeren

Delegeren betekent het overdragen van een taak aan iemand die daartoe bevoegd is en die de taak goed kan uitvoeren. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering ligt bij de ander, de coördinatie en de eindverantwoordelijkheid voor het resultaat liggen bij jou. Wie goed delegeert doet dat altijd resultaatgericht. Je onderneemt daarvoor de volgende stappen:

1. Vraag je af of de medewerker aan wie je wilt delegeren de capaciteiten heeft. Zo nee, train en instrueer hem of haar dan.
2. Geef duidelijke redenen waarom je delegeert; delegeren kan alleen slagen als er een goede vertrouwensbasis is tussen beide.
3. Bespreek duidelijk het verwachte resultaat, maar niet de manier waarop dat resultaat bereikt moet worden. Geef iemand de vrijheid het op zijn/haar manier aan te pakken.
4. Maak concrete tijdafspraken en geef de medewerker de benodigde bevoegdheden. De eindverantwoordelijkheid houd jezelf. Informeer anderen dat je taken gedelegeerd hebt en aan wie je dat hebt gedaan.
5. Blijf bereikbaar voor hulp. Bespreek op een vast moment de voortgang, zodat de medewerker kan doorwerken en eventuele problemen kan bespreken.
6. Beloon en bedank de medewerker als de taak goed is uitgevoerd. Is het traject niet helemaal naar wens verlopen, bespreek dat dan ook, zodat je er beiden in de toekomst iets aan hebt.

Realiseer je altijd dat delegeren tijd kost, vooral in het begin. Besteed die tijd er ook aan, want op den duur zal het je zeker tijd gaan besparen. Pas er verder voor op dat je niet te vaak vervelende klussen delegeert; het moet voor de ander ook leuk en uitdagend blijven!