Het perfecte voicemailbericht

Meer dan 90% van de Nederlandser boven de 12 jaar heeft tegenwoordig een mobiele telefoon. Door de komst van de mobiele telefoon kan iedereen overal bellen en gebeld worden. Het liefst willen we ook altijd bereikbaar zijn. Toch zijn er momenten dat een telefoontje even niet schikt. Een mogelijkheid is dan om een voicemailbericht in te spreken. Om ervoor te zorgen dat je achtergelaten bericht ook tot actie leidt, hieronder 7 tips voor het achterlaten van een goed voicemailbericht.

Volg deze stappen om een duidelijke telefonische boodschap achter te laten op voicemail (of antwoordapparaat):

Bereid je boodschap voor

Verwacht je een voicemail te treffen? Bedenk alvast voordat je het nummer kies, wat je wilt zeggen. Gebruik daarbij het principe van de 5 w’s en de h: wie, wat, waar, wanneer en eventueel hoe. Het kan nuttig zijn om eerst een paar sleutelwoorden op te schrijven voor de punten die je wilt behandelen.

Om het de luisteraar makkelijk te maken, behandel je de punten in een logische, consequente volgorde. Je kunt natuurlijk ook volstaan met een kort verzoek om teruggebeld te worden over het onderwerp waar je voor belde.

“Goedemorgen/-middag. Dit is Annelies van Dijk van NIOW. Ik bel over uw vraag over de training Engels. Ik kan u nu niet bereiken, u kunt mij terugbellen op [nummer]. Bedankt en een fijne dag nog.”

Stel jezelf altijd voor, ook als je een bekende belt

Ook al heeft bijna elk telefoontoestel tegenwoordig nummerherkenning, toch is het netjes om te zeggen wie je bent. Geef je voor- en achternaam en evt. de bedrijfsnaam. Geef ook je naam als je een boodschap inspreekt voor een collega of bekende.

Specificeer wat je wilt bereiken

Als je teruggebeld wilt worden, geef dan tenminste twee tijden door waarop je te bereiken bent. Als je informatie wilt, geef dan specifiek aan wat je nodig hebt, wanneer je het nodig hebt, en hoe en waarheen het verstuurd moet worden. Is er sprake van een keuze, geef dan de verschillende opties duidelijk weer. Geef je antwoord op een eerder gestelde vraag? Herhaal dan de vraag voordat je het antwoord geeft.

“Goedemorgen/-middag. Dit is Annelies van Dijk van NIOW. Ik bel over uw training Engels. Ik wil graag weten of u de voorkeur heeft voor trainen op dinsdag of op woensdag. Ik kan u nu niet bereiken, u kunt mij terugbellen op [nummer]. U kunt ook een e-mail sturen aan education@niow.nl met uw antwoord. Bedankt en een fijne dag nog.”

"[Introductie] U heeft ons gevraagd of er ook vegan lunchoptie mogelijk is. Dat is inderdaad mogelijk, als u het een dag van te voren doorgeeft via [contactinformatie]."

Spreek contactgegevens duidelijk in

Als je jouw telefoonnummer, e-mailadres, of postadres opgeeft, spreek dan langzaam en duidelijk. Mensen maken vaak aantekeningen terwijl ze aan het luisteren zijn. Het vraagt veel tijd en geeft ergernis als een boodschap opnieuw, soms meerdere keren, afgeluisterd moet worden om te kunnen opschrijven wat de spreker zei. Geef de informatie aan het eind van de boodschap en kondig aan dat je het gaat zeggen. Herhaal het telefoonnummer desnoods voor alle duidelijkheid.

Geef aan welke reactie je verwacht

Als je hebt gebeld om de luisteraar informatie te verstrekken, geef dan aan of je wel of niet een antwoord verwacht. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: ‘Wilt u bevestigen dat u dit bericht heeft ontvangen?’ of ‘U hoeft mij niet terug te bellen, tenzij er iets is waar u nadere uitleg over wilt hebben.’

Blijf to the point

Vermijd terloopse opmerkingen die niets te maken hebben met het onderwerp waarover je belt, je kunt ze eventueel in een later gesprek naar voren brengen. Houd je boodschap bondig en zakelijk.

Houd je eigen voicemailbericht zakelijk

Heb je een voicemail op je zakelijke telefoonnummer? Zorg er dan voor dat je eigen welkomsttekst op je voicemail zakelijk is. Je weet immers nooit door wie je gebeld wordt.

Berichten als: "Hallo. Als je belt met slecht nieuws, laat dan geen bericht achter. Als het goed nieuws is, spreek dan in na de piep." zijn misschien wel grappig, maar zijn, zeker op zakelijke telefoons, niet gepast. Niet iedereen heeft hetzelfde gevoel voor humor en niet iedereen kan dit soort berichten waarderen. Door zo'n tekst kun je bellers afschrikken en laat je misschien niet de gewenste indruk achter. Denk dus goed na over je welkomsttekst voor je deze inspreekt.

Kortom, ook al vindt steeds meer communicatie plaats via berichtenapps als WhatsApp en Signal, toch kan het geen kwaad na te denken over heldere en zakelijke boodschappen achterlaten op een voicemail. Vind je het spannend of lastig om te telefoneren? Kijk dan eens bij deze training 'Belangst overwinnen.