Het perfecte voicemailbericht

Door de komst van de mobiele telefoon kan iedereen tegenwoordig overal bellen en gebeld worden. Het liefst willen we ook altijd bereikbaar zijn. Toch zijn er momenten dat een telefoontje even niet schikt. Een mogelijkheid is dan om een voicemailbericht in te spreken. Om ervoor te zorgen dat je achtergelaten bericht ook tot actie leidt, hieronder 7 tips voor het achterlaten van een goed voicemailbericht.

Duidelijk boodschap achterlaten

Volg deze stappen om een duidelijke telefonische boodschap achter te laten op voicemail of een antwoordapparaat:

1. Voor je een telefoontje pleegt moet je precies weten wat je gaat zeggen. Je communiceert een boodschap die goed georganiseerd is. Belangrijke pijlers daarbij zijn: wie, wat, waar, wanneer en eventueel hoe. Het kan nuttig zijn om eerst een paar sleutelwoorden op te schrijven voor de punten die je wilt behandelen. Om het de luisteraar makkelijk te maken, behandel je de punten in een logische, consequente volgorde.
2. Begin met te zeggen wie je bent. Geef je voor- en achternaam en de bedrijfsnaam. Geef ook jouw eigen naam als je een boodschap voor jouw manager of een ander achterlaat. Als je iemand belt die je heel vaak spreekt, zeg dan toch nog je naam. Je mag nooit aannemen dat iemand, onder alle omstandigheden, jouw stem kan herkennen. Misschien is de verbinding slecht, of lijkt jouw stem op die van een ander.
3. Zeg  in een korte zin de reden van je telefoontje. Rond steeds eenonderwerp helemaal af, ga daarna eventueel door met de volgende boodschap.
4. Specificeer wat je wilt bereiken. Als je teruggebeld wilt worden, geef dan tenminste twee tijden door waarop je te bereiken bent. Als je informatie wilt, geef dan specifiek aan wat je nodig hebt, wanneer je het nodig hebt, en hoe en waarheen het verstuurd moet worden.
5. Als je jouw telefoonnummer, e-mailadres, faxnummer of postadres o pgeeft, spreek dan langzaam en duidelijk. Mensen maken vaak aantekeningen terwijl ze aan het luisteren zijn. Het vraagt veel tijd en geeft ergernis als een boodschap opnieuw, soms meerdere keren, afgeluisterd moet worden om te kunnen opschrijven wat de spreker zei. Geef de informatie aan het eind van de boodschap en kondig aan dat je het gaat zeggen.
6. Als je hebt gebeld om de luisteraar informatie te verstrekken, geef dan aan of je wel of niet een antwoord verwacht. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: ‘Wilt u bevestigen dat u dit bericht heeft ontvangen?’ of ‘U hoeft mij niet terug te bellen, tenzij er iets is waar u nadere uitleg over wilt hebben.’
7. Vermijd terloopse opmerkingen die niets te maken hebben met het onderwerp waarover je belt, je kunt ze eventueel in een later gesprek naar voren brengen. Houd je booschap bondig en zakelijk.

Zorg er ook voor dat je eigen welkomsttekst op je voicemail zakelijk is. Je weet immers nooit door wie je gebeld wordt. Berichten als: "Hallo. Als je belt met slecht nieuws, laat dan geen bericht achter. Als het goed nieuws is, spreek dan in na de piep." zijn misschien wel grappig, maar zijn, zeker op zakelijke telefoons, niet gepast. Niet iedereen heeft hetzelfde gevoel voor humor en niet iedereen kan dit soort berichten waarderen. Door zo'n tekst kun je bellers afschrikken en laat je misschien niet de gewenste indruk achter. Denk dus goed na over je welkomsttekst voor je deze inspreekt.