Schrijven vanuit emotie? Slaap er liever nog een nachtje over!

De meeste mensen weten wel dat je nooit een e-mail moet versturen als je boos of gefrustreerd bent. Toch lucht het soms zo lekker op als je die emoties van je af kunt schrijven. Je emoties opschrijven kan enorm helpen, maar ze vervolgens mailen is zelden handig.

In dit artikel geeft Ragnar Makkink (Directeur Learning development bij NIOW) je een aantal tips die voorkomen dat je achteraf de relatie moet herstellen.

1. Haastige spoed…..!?
   Wacht minimaal een dag voordat je op ‘verzenden’ drukt en slaap er eerst even een nachtje over.  Lees je e-mail de volgende dag nog eens terug en bedenk dan goed wat je wil bereiken met de reactie die je geschreven hebt. Het kan ook helpen om je e-mail voor het versturen door iemand anders te laten lezen, iemand die niet zelf betrokken is bij de emotie.
   
   
2. Ga in gesprek!
   Schrijven met onderdrukte boosheid of frustratie is misschien nog wel erger. Je kan zelf wel denken dat je het netjes verwoord hebt, maar je frustratie zit vaak verstopt in de tekst en de lezer voelt dat door de tekst heen. Natuurlijk maakt het uit met welk doel je een e-mail stuurt en wat je relatie is tot je ontvanger. Als leidinggevende raakte ik eens betrokken bij een conflict tussen collega’s, die elkaar bestookten met e-mails in hoofdletters en vol met uitroeptekens. Ze maakten mij deelgenoot van hun discussie door mij in de cc te zetten, en zo hun argumenten krachtiger over te laten komen.  Omdat ik zo niet wil communiceren, zijn we het gesprek aangegaan.  Wat bleek: er was één goed gesprek nodig om het hele conflict te stoppen. Het bleek allemaal begonnen te zijn… met een verkeerd begrepen e-mail (de diepe zucht mag je er zelf bij bedenken).
   
   
3. Soms is bellen beter!
   In de praktijk zie je dat e-mailberichten verstuurd worden uit gemakzucht. Het is sneller dan bellen of elkaar opzoeken. Als de boodschap verkeerd valt bij de ontvanger, dan was het wellicht efficiënter geweest om even te bellen. Je bent achteraf meer tijd kwijt met het herstellen van de relatie. Het valt me op dat de jongere generaties sneller e-mail of sociale media gebruiken om te communiceren. Bellen is ‘uit’ en dat is jammer. Waarom? Omdat het soms echt beter is om de telefoon te pakken en iemand te direct te spreken. Dat kan je een hoop tijd schelen omdat je misverstanden meteen kunt wegnemen in het gesprek; je kunt direct ingaan om de reactie van de ander.
   
   
4. Gebruik een e-mail voor neutrale inhoud.
   Bijvoorbeeld voor het doorgeven van feiten (geen meningen), bevestigen wat je besproken hebt of het stellen van een vraag. Je kan een e-mail ook versturen als input voor een gesprek dat nog volgt. De ontvanger weet dat er nog over gesproken gaat worden en hij/zij kan zich dan voorbereiden.

Wil je betere e-mails leren schrijven? We helpen je graag. Bel ons op 030-2040245. Oh ja, als je professioneel en zakelijk bellen lastig vindt, stuur ons dan een e-mail :-)