Goede e-manieren

Na je vakantie ook een overvolle mailbox aangetroffen op je werk? Altijd weer een klus om je daar doorheen te worstelen en de echt belangrijke berichten eruit te filteren.

Afwezigheidsassistent

Het is verstandig om tijdens je vakantie de afwezigheidsassistent aan te zetten. E-mailrelaties verwachten namelijk snel een antwoord. Door het instellen van de afwezigheidsassistent krijgt iedereen automatisch bericht dat je tot een bepaalde datum afwezig bent en weten ze wanneer ze een reactie van je kunnen verwachten.Geef ook aan of je mail gelezen of doorgestuurd wordt, of niet. Word je mail niet gelezen of doorgestuurd tijdens je afwezigheid? Geeft dan een alternatief e-mailadres op in je e-mailhandtekening, zodat collega's het verzoek kunnen oppakken. Completeer je bericht met een telefoonnummer voor dringende vragen. 

E-manieren

E-mail is een informele en zeer gemakkelijke manier van communiceren, maar er zijn wel enkele regels. Hierbij tips voor goede e-manieren.

1. Gebruik van de u-vorm is nog altijd de norm in het zakelijk e-mailverkeer. Al lijkt mailen op een gewoon gesprek, er is geen reden om al te snel te gaan tutoyeren. Denk eraan dat elke e-mail die je verstuurt ook het bedrijf representeert waar je voor werkt.
2. Zeg nooit op het laatste moment een afspraak af per e-mail. Afmailen bestaat niet. Spoedeisende zaken kun je beter via de telefoon afhandelen.
3. Ga direct contact niet vermijden. Soms werkt een persoonlijk gesprek beter dan een afstandelijke mail.
4. Pas op met emotionele mededelingen in e-mails. De snelheid van e-mail kan riskant zijn, want voor je het weet heb je de tekst neergezet en verstuurd. En soms heb je dan later spijt. Neem dus de tijd voor je een bericht verstuurt en laat je emoties even tot rust komen.
5. Geef altijd antwoord. Ook al typ je maar “Ok, ik zal ernaar kijken, je hoort van me.” Zo weet de verzender dat je zijn bericht hebt gelezen en actie gaat ondernemen.
6. Vergeet nooit een onderwerp aan te geven. ‘Lege’ e-mails zeggen mensen niets en je bericht zal niet snel gelezen worden. Pas in de loop van een wat langere maildiscussie het onderwerp aan om de zaak begrijpelijk te houden.
7. Ga er nooit vanuit dat iemand een bericht als enige kan lezen. Wees dus niet te vertrouwelijk in je berichten.
8. Houd je tekst simpel. Wil je een tekst mooi opmaken, stuur die dan als een bijlage mee. Geef altijd in de tekst aan dat je een bijlage meestuurt.
9. Schrijf netjes en correct, met hoofdletters en leestekens. Spel- en typefouten zijn een bron van ergernis in het mailverkeer. Controleer je bericht altijd voordat je het verstuurt.
10. Een e-mail is een kort bericht, opgesteld in korte zinnen, in heldere taal. Gebruik dus geen moeilijke woorden, lijdende vorm of dubbele ontkenning. Hierdoor wordt je bericht moeilijker leesbaar en de ontvanger heeft dan geen zin het helemaal door te lezen. Je boodschap komt dan dus niet over.

Onder een zakelijk bericht hoort natuurlijk een ‘handtekening’ (signatuur). Vrijwel alle mailprogramma’s bieden de mogelijkheid automatisch een ‘signatuur’ aan uw bericht toe te voegen, met uw naam, e-mailadres, functie, afdeling, bedrijf, telefoonnummer enzovoort. Maak hier gebruik van. Het is voor de ontvanger erg prettig als hij informatie in een keer ter beschikking heeft.