Slimmer notuleren met AI: sneller, scherper en zonder ruis

Notuleren is al decennialang een vast onderdeel van vergadercultuur. Toch blijft het voor veel mensen een tijdrovende en soms frustrerende taak. De ene keer ontbreken er belangrijke details, de andere keer is het verslag zó woordelijk dat niemand het nog wil lezen. Bovendien zijn er vaak verschillende interpretaties van wat er precies is gezegd. Gelukkig biedt AI inmiddels een praktische en krachtige oplossing voor deze uitdaging.

Ook voor het maken van leesbare notulen, inclusief actie- en besluitenlijst kun je hulp inroepen van AI-tools. Die kunnen je helpen om sneller, consistenter én met meer focus te notuleren. Maar zoals met iedere technologie is het resultaat sterk afhankelijk van hoe je het gebruikt. In dit blog laten we zien hoe je met behulp van slimme prompts en een goede voorbereiding AI effectief inzet voor notuleren – en welke valkuilen je beter kunt vermijden.

Van opname naar actiepunten: zo werkt het

De meeste AI-oplossingen voor notuleren werken op basis van spraakherkenning, transcriptie en samenvatting. Je voert een audio- of videobestand in, de tool maakt er een transcriptie van, en op basis daarvan volgt een geordend verslag met actiepunten, besluiten en bespreekpunten.

Bekende tools zoals Otter.ai, Whisper, Fireflies of Microsoft Copilot bieden hiervoor geavanceerde functionaliteiten, vaak ook geïntegreerd in je vergadersoftware. Maar zelfs met een eenvoudige opname en ChatGPT kom je al een heel eind – mits je het slim aanpakt.

5 handige prompts voor notuleren

Het werk kun je niet helemaal aan de techniek overlaten, er komt nog gewoon een menselijk brein aan te pas voordat je goede notulen creëert met behulp van AI. Om een AI als ChatGPT goed te laten notuleren, is in ieder geval een duidelijke prompt cruciaal.

Hier zijn enkele veelgebruikte prompts die je eenvoudig kunt aanpassen aan jouw situatie:

Samenvattend verslag:

“Vat deze transcriptie samen in een helder verslag met de belangrijkste besproken onderwerpen, besluiten en actiepunten. Gebruik een opsomming en wees beknopt, maar duidelijk.”

Actiepuntenfilter:

“Haal alle actiepunten uit deze vergadering en geef per punt aan wie verantwoordelijk is en wat de deadline is, als die genoemd wordt.”

Besluitenlijst:

“Maak een overzicht van alle besluiten die in deze vergadering zijn genomen, inclusief eventuele toelichtingen en stemmingsuitkomsten.”

Persoonlijke taken:

“Welke taken zijn specifiek aan [NAAM] toegewezen in dit overleg? Vat deze samen in bulletpoints.”

Samenvatting per agendapunt:

“Splits deze transcriptie op per agendapunt en geef per punt een korte samenvatting van de discussie, het besluit en eventuele actiepunten.”

Door AI expliciet aan te sturen met een gerichte instructie, voorkom je dat het systeem willekeurig of te algemeen samenvat. Goede prompts maken is het halve werk.

Veelvoorkomende valkuilen (en hoe je ze vermijdt)

Goed, je weet nu hoe je effectieve prompts kunt schrijven voor slimme en efficiënte verwerking van je notulen. Maar dan ben je er nog niet! Hoewel AI veel werk uit handen kan nemen, zijn er ook valkuilen waar je alert op moet zijn:

Te veel vertrouwen op de transcriptie

AI is sterk, maar niet feilloos. Bij veel sprekers, accenten of achtergrondgeluid kan de transcriptie fouten bevatten. Controleer dus altijd op onvolkomenheden en herlees cruciale passages.

Gebrek aan context

AI weet niet wat belangrijk is, tenzij jij dat aangeeft. Geef vooraf aan wat het doel van de vergadering is, welke thema’s centraal staan en wie de deelnemers zijn. Dat kan zelfs als prompt: 

“Deze vergadering ging over het jaarplan 2026. De deelnemers waren MT-leden. Let op besluiten rond begroting en personeelsplanning.”

Woordelijke notulen zijn geen leesbare notulen

Een veelgemaakte fout is om het verslag te dicht bij de transcriptie te houden. Vraag AI om te herschrijven naar een leesbaar, zakelijk verslag met koppen, structuur en actieve zinnen. Pas dan wordt het bruikbaar voor de ontvanger.

Vergeten van veiligheid en privacy

Niet alle AI-tools zijn geschikt voor vertrouwelijke gegevens. Gebruik bij gevoelige inhoud alleen goed beveiligde oplossingen, bij voorkeur in een afgesloten bedrijfsomgeving. Open tools zoals ChatGPT zijn prima voor algemene verslagen, maar minder geschikt voor vertrouwelijke vergaderingen, tenzij je werkt met een zakelijke licentie of interne AI-oplossing.

Slim starten: combineer mens en machine

De beste resultaten ontstaan als je AI niet als vervanger, maar als versterker inzet. Gebruik AI om de eerste ruwe samenvatting te maken, markeer wat je zelf wilt aanvullen of aanscherpen, en controleer altijd de inhoud voordat je het verslag verstuurt. Je bespaart tijd, voorkomt ruis en verhoogt de kwaliteit van je verslaglegging.

Een slimme combinatie van technologie en taalgevoel leidt tot notulen die niet alleen correct zijn, maar ook gelezen én begrepen worden.

Notuleren met AI

Wil je meer weten over hoe jij AI effectief kunt inzetten voor notuleren, schrijven of samenvatten binnen jouw organisatie? Misschien is de training Notuleren met AI dan wat voor jou! Meer weten? Neem contact met ons op. We denken graag met je mee over een praktische en veilige aanpak.