10 tips om makkelijker te notuleren

De taken van een notulist zijn bij een vergadering net zo belangrijk als die van de voorzitter. Als notulist moet je namelijk een geordende en relevante samenvatting van de vergadering maken. Het komt echter niet alleen op de vergadering zelf aan. Ook voor en na de vergadering heb je als notulist veel werk. Notuleren doe je dus niet zo maar even, daar heb je oefening voor nodig. Wij geven je graag 10 praktische tips om je taak als notulist goed te kunnen aanpakken. Doe er je voordeel mee!

1. Bekijk de agenda
   Begin met het bekijken van de agenda. Dit is namelijk je leidraad tijdens de vergadering. Weet wat de belangrijkste punten van de vergadering zijn en bereid je voor op het doel van de vergadering en de inhoud van de agendapunten.
2. Bekijk vorige notulen
   Als je voor de eerste keer gaat notuleren, bekijk dan voorgaande notulen om te weten wat er qua stijl en inhoud van je verwacht wordt. Moet je een uitgebreid verslag schrijven of is een actiepuntenlijst voldoende? Dit maakt wel een verschil. Ook in de voorbereiding.
3. Papier of digitaal
   Beslis of je gaat schrijven of een laptop of tablet gebruikt voor het notuleren. Kies de vorm die het beste bij je past. Voordeel van digitaal notuleren is dat je al veel kunt voorbereiden en het verslag sneller kunt uitwerken.
4. Kies de juiste plek
   Tijdens de vergadering is het belangrijk dat je op een plek zit waar je iedereen kunt zien en iedereen goed kunt verstaan. Als je iemand een keer niet goed verstaan hebt, aarzel dan niet en vraag om een herhaling.
5. Neem niet deel aan de vergadering
   Notuleren is veel intensiever dan altijd gedacht wordt. Houd jezelf daarom alleen bezig met het maken van aantekeningen voor de notulen. Want je kunt niet notuleren en deelnemer zijn aan de vergadering. Dat gaat niet samen.
6. Gebruik steekwoorden
   Alles woord voor woord uitschrijven tijdens een vergadering is niet haalbaar. Schrijf in telegramstijl en gebruik steekwoorden. Wees niet te beknopt, want je moet na de vergadering nog wel alles kunnen begrijpen om een correct verslag te kunnen maken.
7. Markeer genomen besluiten
   Onderstreep of markeer genomen besluiten en gemaakte afspraken. Zo heb je voor jezelf de belangrijkste actiepunten al duidelijk op een rijtje.
8. Vraag om verduidelijking
   Vraag na de vergadering om verduidelijking als je iets toch niet goed hebt begrepen of vat zelf de belangrijkste punten samen. Dit verhoogt de kwaliteit van de notulen, dus wees hier niet te bescheiden voor. Iedereen heeft hier baat bij.
9. Maak de notulen meteen
   Maak direct of zo snel mogelijk na de vergadering het verslag. Op deze manier voorkom je dat je zaken vergeet, want alles zit nog vers in het geheugen. Voor de deelnemers is het ook fijn als de notulen snel beschikbaar zijn. Zeker als er deelnemers niet aanwezig konden zijn.
10. Neem de tijd
    Notulen uitwerken kost tijd. Houd rekening met een 1:1 factor. Duurde de vergadering 1 uur, dan heb je deze tijd ook nodig voor het uitwerken van je aantekeningen. Plan deze tijd ook echt voor jezelf in.

Als je deze tips goed toepast, gaat je notuleertaak zeker een stuk makkelijker. Succes!